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Unterstützung bei Personalauswahl und Stellenbesetzung

Freiwillige Bewerbungen auf vermeintlich unattraktive Stellen fördern.

Veränderungen der Strukturen und der Organisation bedeuten häufig auch veränderte Anforderungen an die Mitarbeiter. Werden z. B. aus einer bestehenden Abteilung einige Tätigkeiten herausgelöst und in einer neuen Abteilung zusammengefasst – etwa wenn die Fachabteilung einer Versicherung in ein Front- und ein Backoffice unterteilt wird – dann müssen beide Einheiten mit den „richtigen“ Mitarbeitern besetzt werden. Dazu sind einerseits die betrieblichen Anforderungen wie benötigte Qualifikation oder Altersstruktur zu berücksichtigen und andererseits die individuellen Wünsche und Erfahrungen der Mitarbeiter. Ziel sollte es sein, die betrieblichen und persönlichen Belange optimal unter einen Hut zu bringen.

Dabei gibt es allerdings ein Problem: Planungen am Reißbrett funktionieren hier nicht. In der Regel bilden sich die Beteiligten sehr schnell ein Bild darüber, welche Tätigkeiten bzw. welche Abteilung die bessere ist. „Gewinner“ sind dann z. B. diejenigen, die in der Fachabteilung (die dann Backoffice genannt wird) bleiben können. Die Kollegen, die ins neue Frontoffice wechseln müssen, sind eindeutig die „Verlierer“. Logische Konsequenz ist: Kaum einer erklärt sich bereit, in der neuen Abteilung zu arbeiten.

Dieser Situation kann allerdings entgegengewirkt werden. Indem Vorurteile durch eine ausgewogene Betrachtung ersetzt werden und sachliche Informationen über beide Seiten eine objektivere und weniger emotionale Auseinandersetzung ermöglichen. Wenn Transparenz über die wirklichen Handlungsalternativen besteht, verbessern sich die Chancen, anfangs als unpopulär betrachtete Stellen auf freiwilliger Basis und mit den geeigneten Mitarbeitern zu besetzen.

Verschiedene kommunikative Hilfsmittel können hierfür eingesetzt werden. Eine „Entscheidungsmatrix“ hilft z. B. den Mitarbeitern dabei, sich die Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen den verschiedenen Abteilungen bzw. Tätigkeiten klar zu machen und selbst – anhand eines Prüfrasters – zu ermitteln, wo ihre eigenen Präferenzen und Stärken liegen. Mithilfe eines „Orientierungsbogens“ können sie schließlich ihre Präferenz dokumentieren und in den weiteren Besetzungsprozess einbringen.

Die Führungskräfte können auf dieser Grundlage gemeinsam eine Lösung entwickeln – unter zusätzlicher Berücksichtigung weiterer betrieblicher und abteilungsspezifischer Belange. Hiefür bietet sich ein moderierter Workshop mit Beteiligung aller relevanter Führungskräfte und Projektmitarbeiter an, in dessen Ablauf nach und nach die optimale Besetzung der Stellen erarbeitet wird.