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Erfolgsfaktoren der Projektkommunikation

Wenn jeder weiß, dass etwas passiert, doch keiner weiß, was passiert, dann ersetzen Gerüchte stichhaltige Informationen. Gerüchte sind schnell, der „Flurfunk“ weist eine erstaunliche Verbreitungsgeschwindigkeit auf. Und darüber hinaus eine hohe Glaubwürdigkeit.

Für eine erfolgreiche Projektkommunikation müssen daher sechs Anforderungen erfüllt sein:

Schlagworthoheit: Begriffe richtig und rechtzeitig besetzen

Die Kommunikationskampagne muss Begriffe einerseits frühzeitig belegen. Es ist die Aufgabe des Projektteams, Namen und Bezeichnungen für neue Sachverhalte zu finden. Werden sie eindeutig und neutral – d. h. nicht (ab-)wertend – formuliert, wird einer möglichen Stimmungsmache der Nährboden entzogen. Andererseits müssen die Begriffe präzise sein. Nur so versteht jeder unter der Bezeichnung das gleiche. Die Projektarbeit wird deutlich vereinfacht.

Themen besetzen: Diskussionen steuern durch gezielte Themenauswahl

Mit dem Kommunikationsprogramm werden von Anfang an offensiv Themen erobert und besetzt. Die Themenauswahl wird nicht dem Zufall überlassen. Von Anfang an werden die Ziele des Veränderungsprozesses in eine nachvollziehbare Zwangslogik eingebettet, verbleibende Diskussionsfelder deutlich abgegrenzt. So gelingt es, unauflösbare Frontstellungen vorbeugend zu vermeiden.

Integration: Die Kommunikation muss alle Betroffenen erreichen

Alle Widerstände aus den Reihen der Betroffen eines Veränderungsprojektes aufzuheben, ist so gut wie nie möglich. Ihn so gering wie möglich zu halten, ist daher nötig. Gemäß unserem Schlagwort „Betroffene zu Beteiligten machen“ ist dies dann recht erfolgversprechend möglich, wenn Betroffene in die Veränderung eingebunden werden. Die Mitarbeiter fühlen sich wahr- und ernst genommen, ihre Bereitschaft mitzuziehen steigt. Die Kommunikationskampagne muss daher allen Betroffenen gelten.

Zielgruppenorientierung: Nicht alle über einen Kamm scheren

Für die Kommunikation gibt es viele verschiedene Zielgruppen: direkt oder indirekt, gleich oder später Betroffene, Mitarbeiter und Führungskräfte, Betriebs- oder Personalräte, Vorstände, Außendienst ... und nicht zuletzt auch die Kunden. Die Zielgruppen müssen differenziert angesprochen werden, z. B. was den Umfang und die Zeitpunkte der Information, den Grad der Beteiligung oder den Einsatz verschiedener Instrumente angeht.

Kontinuität: Zu keinem Zeitpunkt die Kontrolle abgeben

Jedes Veränderungsprojekt kennt auch ruhige Phasen. In solchen Zeiten darf die Kommunikation aber nicht eingestellt werden. Sie köchelt auf kleiner Flamme ruhig weiter und liefert beispielsweise ständig Argumentationshilfen für Beteiligte. So bleibt die Projektleitung jederzeit in Vorhand.

Entscheider überzeugen: Den Projektnutzen deutlich machen

Kein sinnvolles Projekt sollte am Ende scheitern, nur weil es die Entscheider nicht überzeugen kann! Ob die Personen an der Spitze zu Befürwortern des Projekts werden oder nicht, hängt oft vom Informationszeitpunkt sowie Aussagegehalt und Wortwahl der Informationen ab. Für diese Zielgruppe reichen statt langer Vorträge oft ein bis zwei knackig formulierte Folien aus. Wichtig ist, dass der Nutzen aus der Umsetzung des Projekts für die Organisation klar ersichtlich wird.